10 trucos de Gmail que te cambiarán la vida

Si estás firmemente en el campo de Gmail, es fácil perderse en el laberinto de características.

Es por eso que te presentamos 10 formas de llevar tu bandeja de entrada al siguiente nivel, reportó USA Today.

1. Configurar plantillas en Gmail

¿Envías muchos correos electrónicos con la misma información básica? Puedes crear fácilmente una plantilla en Gmail para ahorrarte un tiempo valioso.

Entra en Configuración (el icono de la rueda dentada) > Ver toda la configuración > Enlace avanzado. Desplázate hasta la sección marcada como Plantillas y haz clic en el círculo marcado como Habilitar.

Ahora puedes crear hasta 50 plantillas únicas. Para crear una plantilla, haz clic en Redactar, luego escribe tu correo electrónico, incluyendo el asunto. Haz clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha y luego en Plantillas. Selecciona Guardar borrador como plantilla.

Para insertar una plantilla que hayas creado, inicia un nuevo borrador de correo electrónico. De nuevo, haz clic en el menú de tres puntos > Plantillas > e inserta una de tus plantillas.

2. Crea y gestiona etiquetas

¿Eres un tipo superorganizado? Probablemente ya sepas que Gmail utiliza etiquetas, no carpetas, para clasificar tu correo. Una vez que creas una etiqueta, puedes buscarla en la barra de búsqueda y encontrar correos electrónicos bajo el nombre de la etiqueta.

También puedes asignar varias etiquetas a un correo electrónico para facilitar las referencias cruzadas.

Para etiquetar un correo electrónico específico

– Abra el correo electrónico y, a continuación, haga clic en el icono de la etiqueta bajo la bolsa de búsqueda. Parece una pequeña etiqueta.

– Elige una etiqueta existente, si ya tienes alguna configurada, o crea una nueva escribiendo el nombre.

Para crear una etiqueta desde la Bandeja de Entrada

– Haz clic en el engranaje de Configuración > Ver todas las configuraciones > Etiquetas.

– Desde aquí, puedes mostrar, ocultar, eliminar y añadir etiquetas.

– Nota: La eliminación de una etiqueta no tendrá ningún impacto en tus correos electrónicos, así que siéntete libre de ajustarla como creas conveniente.

3. Omitir la bandeja de entrada

Recibo muchos correos electrónicos, y apuesto a que tú también.

Algunos quieres guardarlos para más tarde o tener un registro, pero no necesitas verlos en tu bandeja de entrada todos los días. Ahí es donde entran los filtros.

Los filtros se pueden aplicar automáticamente a los correos electrónicos entrantes para que vayan automáticamente a donde tú quieras. Así es como se hace:

– En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo.

– Introduzca sus criterios de búsqueda. Puedes ir por remitente o elegir las palabras clave que estarán en los correos electrónicos a los que te diriges. Si quiere comprobar que su búsqueda ha funcionado correctamente, vea qué correos electrónicos aparecen haciendo clic en Buscar.

– En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haga clic en Crear filtro.

– Elige lo que quieres que haga el filtro. Las opciones incluyen Omitir la bandeja de entrada, Marcar como leído, Eliminar o Reenviar.

– Haz clic en Crear filtro.

4. Añade una imagen elegante a tu firma en Gmail

Además de texto como tu nombre e información de contacto, también puedes añadir imágenes a tu firma de Gmail.

Si tienes un logotipo de empresa, un retrato, una firma o cualquier otra cosa que quieras compartir, añádelo a tu firma de correo electrónico para que se envíe automáticamente con cada mensaje.

Para añadir una imagen a tu firma

Haz clic en el engranaje de Configuración > Ver toda la configuración.

En la pestaña General, desplázate hasta Firma.

Haz clic en el botón que dice Crear nuevo y crea tu firma personalizada.

Haz clic en el icono de la imagen para cargar o arrastrar una imagen a tu firma de correo electrónico.

5. Crear un alias sobre la marcha

Este consejo es la función de privacidad más práctica que incorpora Gmail. Puedes crear fácilmente una nueva dirección de correo electrónico simplemente creando un alias.

Sólo tienes que añadir un signo más y una palabra después de tu nombre de usuario a tu dirección de correo electrónico, así “nombre de [email protected]”.

Un uso práctico es asociar todos tus servicios de suscripción recurrente a un alias, como este: “nombre de [email protected]”. De esta forma, puedes clasificar fácilmente todos los correos entrantes a esta dirección de correo electrónico o configurar un filtro (como en el paso 2) para enviarlos automáticamente a un solo lugar.

6. Desenvío de mensajes

No te asustes si has enviado un correo electrónico del que te arrepientes o que contenía una errata o un error. Gmail te ofrece la posibilidad de deshacer los mensajes por completo, pero tienes que configurar esta función de antemano.

Para habilitar la función de deshacer el envío:

– Haz clic en el icono de engranaje de Configuración > Ver toda la configuración.

– Junto a Deshacer envío, selecciona un período de cancelación de envío de 5, 10, 20 o 30 segundos. Yo recomiendo 30 segundos, para que tengas el mayor tiempo posible para decidir.

Ahora, después de enviar un mensaje, en la esquina inferior izquierda, verás “Mensaje enviado” y la opción de “Deshacer” o “Ver mensaje”. Para cancelar el envío, haz clic en Deshacer.

7. Encuentra fácilmente tus correos no leídos en Gmail

Con la cantidad de correos electrónicos que llegan, los mensajes se pueden deslizar a través de las grietas. Si tienes varias etiquetas o una configuración complicada de la bandeja de entrada, es aún más difícil vigilar cada correspondencia.

Para encontrar los correos electrónicos no leídos, ve a la barra de búsqueda situada en la parte superior de tu cuenta de Gmail. Escribe “no leído” en el campo de búsqueda y aparecerán todos los mensajes no leídos.

8. Programar los correos electrónicos

Programar tus correos electrónicos te permite redactar mensajes en tu propio tiempo y a tu propio ritmo. Si estás trabajando después de las horas de trabajo y quieres guardar tu respuesta para la mañana, esta es una manera fácil de hacerlo.

– Para programar un correo electrónico, redacta tu mensaje como de costumbre. A continuación, en lugar de hacer clic en el botón azul de envío, haz clic en la flecha que hay junto a él.

– Haz clic en Programar envío y luego elige uno de los días y horas sugeridos, o selecciona el tuyo.

9. Organízate

Algunas personas confían en su aplicación favorita de listas de tareas. Otros, entre los que me incluyo, prefieren un cuaderno de papel.

i quieres mantener sincronizados tus correos electrónicos y tus tareas, prueba el creador de listas integrado en Gmail.

Puedes crear una lista de tareas, organizarlas y marcarlas una vez que las hayas realizado.

Encontrarás el icono de Tareas en el panel de control del extremo derecho. Si no lo ves, haz clic en la pequeña flecha de la esquina inferior derecha de la ventana para abrir el panel. Haz clic en el icono de Tareas, que parece un círculo azul con una marca de verificación blanca y amarilla.

Desde aquí, puedes añadir y marcar fácilmente tus tareas pendientes.

¿Todos los zumbidos y pitidos de tu bandeja de entrada te ponen los pelos de punta? Pulsa o haz clic para detener las molestas notificaciones de forma definitiva.

10. Encuentra el diseño perfecto

Gmail ofrece varios diseños diferentes que puedes utilizar para cambiar la prioridad de los mensajes que ves. Si prefieres ver primero sólo los mensajes más urgentes, es posible que quieras ajustar tu diseño. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

– Haz clic en el botón de configuración. Puedes seleccionar un nuevo diseño en este menú de configuración rápida.

– Elige tu densidad preferida (cuántos correos electrónicos se muestran a la vez), el tipo de bandeja de entrada o la vista del panel de lectura.

– Cada uno de ellos mostrará tus correos electrónicos en un orden diferente al de la fecha y la hora. Y si te cansas de un diseño específico, siempre puedes seguir los mismos pasos para volver a cambiarlo.