Con la anticipación de la llegada del año nuevo muchas asociaciones están preparando sus presupuestos anuales y coordinando las debidas reuniones para adoptar dichos presupuestos.
Por Carolina Sznajderman Sheir
El presupuesto anual de la asociación impacta los pagos mensuales o periódicos que deben ser realizados por cada uno de sus miembros.
En muchos casos, la preparación del presupuesto es una tarea difícil, ya que los directores de la asociación deben hacer un balance entre su deber de mantener suficientes fondos para las operaciones de la asociación y el impacto financiero para los dueños de las propiedades. A esto, se suma la posibilidad de gastos no anticipados y/o emergencias que puedan surgir.
En la Florida, el proceso presupuestario de la asociación se rige por la ley 718.112, y ciertas regulaciones adoptadas a través de esta ley. Además, el proceso presupuestario se rige por los reglamentos individuales de cada asociación.
Al momento de preparar o analizar un presupuesto, es importante consultar las provisiones de la ley y de los reglamentos para asegurarse de que todo esté en regla y no dejar vacíos que puedan traer problemas legales más adelante.
Según dicha ley, los miembros tienen el derecho de asistir a la reunión presupuestaria y/o cualquier otra reunión que trate el tema del presupuesto anual de la asociación y la asociación tiene la obligación de enviar una copia del presupuesto anual bajo consideración a cada miembro, no menos de 14 días antes de dicha reunión.
El presupuesto anual deberá incluir los ingresos y gastos anticipados.
Dichos ingresos y gastos deberán ser detallados y clasificados. En lo mínimo, las clasificaciones de gastos deben incluir lo siguiente:
- Gastos de la administración de la asociación
- Honorarios de la compañía de mantenimiento
- Gastos de mantenimiento
- Pagos de alquiler para propiedad recreacional o cualquier otra propiedad utilizada en común
- Impuestos sobre la propiedad de la asociación
- Impuestos sobre propiedad alquilada
- Seguros
- Gastos de seguridad
- Otros gastos
- Capital operativo
- Reservas
- Tarifas de la División
Además de los gastos anticipados, el presupuesto anual deberá detallar y clasificar ciertos fondos de reservas presupuestarias para gastos de capital y/o mantenimiento deferido.
Estos fondos de reserva incluyen gastos anticipados relacionados al reemplazo de techo, pintura del edificio, pavimentación y cualquier otro componente de la propiedad a la que se atribuye un anticipado gasto de mantenimiento deferido o reemplazo que exceda los $10,000.
Los fondos de reserva deberán ser mantenidos en cuentas separadas y solo podrán ser utilizados para propósitos de reservas autorizadas salvo que los miembros, por voto de la mayoría, aprueben una utilización alternativa.
Los directores y la asociación tienen la obligación de establecer los fondos de reservas presupuestarias. Únicamente los propietarios, por voto de una mayoría, pueden efectuar una renuncia (en total o en parte) a la contribución de fondos de reserva.
En todo caso, si los propietarios no efectúan un voto por mayoría, la ley dicta que el presupuesto anual deberá incluir fondos de reserva. Es muy importante entender que la renuncia a la contribución de fondos de reserva (en total o en parte) o la utilización alternativa de fondos de reserva puede resultar en la obligación de pagos no anticipados en el futuro.
A la hora de evaluar el presupuesto anual, y/o votar sobre la contribución de fondos de reserva, los directores y propietarios deberán prestar atención a las necesidades de la comunidad.
Es recomendable obtener la asistencia de un abogado y/o contador para asegurarse de que el presupuesto anual esté adecuadamente preparado para afrontar los gastos del nuevo año.
Carolina Sznajderman Sheir
Abogada
